3 Cara Untuk "Break The Silo"

3 Cara Untuk "Break The Silo"

Dalam berbagai sesi pelatihan maupun sesi konsultasi yang kami fasilitasi, ada 2 topik yang hampir selalu muncul. Yang pertama adalah "How to manage gen Y?" . Yang kedua adalah, "How to break Silos?". 

Topik mengenai how to break silo ini memang sangat menarik. Bahkan, ini sebenarnya terkait dengan Gen Y. Kaum millenials (saya termasuk) adalah makhluk yang lebih menyukai kolaborasi. Menyelesaikan tantangan. Mencoba hal baru. Variasi. Dimana gen sebelumnya, yaitu baby boomers dan gen X secara relatif lebih mementingkan stabilitas. Keteraturan. Individualitas. 

Apa dampaknya? Baby boomers dan gen X lebih fokus bekerja. Terutama fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Pekerjaan orang lain? Belum tentu jadi prioritas untuk diutamakan. Makanya pada perusahaan jaman old, dengan kantor yang penuh dengan cubicle, dan terpisah dengan silo, tetap jalan tuh. Gak ada masalah. I I, you you. 

 

Kenapa semakin kesini lingkungan kerja yang silo semakin dipermasalahkan? Karena gen Y semakin banyak. Bahkan secara demografi, gen Y akan segera menjadi angkatan kerja mayoritas di dunia. Dimana baby boomers sudah pensiun, dan gen X sudah mulai menyusul. Gen Z baru akan lulus. Millenials rule the world. 

Millenials ini lah yang lebih suka lingkungan terbuka. Makanya kantor-kantor startup kekinian mengadopsi yang namanya open space office. Karena buat millenials, bukan lagi prinsip work hard and play hard yang penting. Tapi work is play. Bukan lagi work life balance, tapi work life integration

Lalu bagaimana dengan perusahaan gaya lama yang juga mulai merasa perlu untuk break the silos dan memunculkan budaya kolaborasi? 

Setidaknya ada 3 hal yang bisa dilakukan untuk break the silos: 

  1. Shared goals 
  2. Collaborative by design 
  3. Mix the group 

 Kita bahas satu-satu. 

  1. Shared Goals 

Salah satu ciri-ciri perusahaan dengan manajemen jaman old adalah, karyawan tidak tau perusahaan mau dibawa kemana.

"Yang penting kerjaan gw beres". Kira-kira itu mantra nya. Lalu kerjaan itu tujuan nya untuk apa? Hasilnya apa? Nggak tau. Nggak peduli. Hanya mengejar gaji di akhir bulan. Yang hanya bertahan selama 2 hari itu. 

Millenials gak bisa gitu. Kerja harus ada goals. Purpose. Misi. Buat apa organisasi ini berdiri ? Apa dampak kerja saya buat pencapaian perusahaan tersebut? 

Perusahaan, gedung, komputer, aset, semua itu adalah fisik. Benda mati. Tanpa nyawa. Oleh karena itu perusahaan perlu dikasih arwah. Yaitu purpose. Mission. Goals

Lihat saja gojek dengan misinya "creating social impact through technology". Atau Bukalapak "Memberdayakan UKM yang ada di seluruh penjuru Indonesia". Beda rasanya perusahaan yang beroperasi hanya untuk mencari profit semata, dengan perusahaan yang memiliki misi yang berdampak pada orang banyak. 

Adalah tugas para pimpinan untuk mengkomunikasikan misi tersebut kepada timnya. Ditanam. Dipupuk. Disiram. Dijaga. Hingga tumbuh dari dalam. 

Jika semua orang memiliki shared goals. Kesamaan tujuan, maka tidak akan terjadi silo. Karena kau dan aku akan menjalin kasih, eh, mencapai tujuan perusahaan yang sama.  

2. Collaborative by design 

Ternyata Bapak dan Ibu, silo itu adalah hasil desain. Jika kita lihat yang namanya elemen desain organisasi, maka kita tau dalam sebuah perusahaan ada yang namanya structure, process, people & measurement. Silo itu aselinya ada tujuannya sodara. Yaitu agar setiap fungsi dapat bekerja secara fokus dan menjalankan tugasnya.

Tapi jika antar fungsi tidak memiliki shared goals, lalu masing-masing fungsi fokus dengan kacamata kuda untuk hanya menjalankan tugasnya tanpa memahami tujuan perusahaan. Jadilah silo itu counter productive. Jadilah kesukuan. Fanatisme. I'm better than yours. My job is more important than yours. Akhirnya bukannya saling mendukung, yang terjadi malah saling menjatuhkan.

Tanpa sadar, itu adalah hasil desain sodara. 

Jika silo adalah hasil desain, maka kolaborasi juga bisa di desain. 

Salah satunya adalah memiliki cross functional SOP. Untuk memetakan proses bisnis antara satu unit dengan unit yang lain. Agar setiap orang paham bahwa pekerjaan kita tidak hanya mempengaruhi unit sendiri, tapi akan memengaruhi unit lain. Yang pada akhirnya seluruh unit tersebut akan memengaruhi hasil perusahaan. Satu tidak perform, akan mengganggu performance perusahaan secara keseluruhan. 

Kemudian KPI & Performance Management perlu dirancang untuk membuat kolaborasi. KPI suatu unit baru akan tercapai kalo bersama-sama diraih bersama dengan unit yang lain. Mantranya adalah, "Your success is my success". Penghargaan diberikan kepada pencapaian kolektif, bukan hanya kepada pencapaian individual. 

Kolaborasi itu adalah hasil desain organisasi.

3. Mix the Group 

Atasan saya dulu  di EY gemar sekali memindah-mindahkan orang dari satu unit ke unit yang lain. Belakangan saya baru paham. Bahwa perpindahan tersebut adalah salah satu strategi untuk memecah silo. Agar satu orang tidak fanatik dengan unitnya. Tapi ketika ia dipindahkan ke unit lain, ia dapat memahami unit barunya tersebut sambil membawa insight dari unit sebelumnya. 

Mixed group selain memecah silo, juga untuk meningkatkan kreativitas. Agar satu grup berisi orang-orang dari berbagai latar belakang yang dapat meningkatkan khasanah dan cakrawala. Kenapa tidak, dilakukan pertukaran pelajar antara orang finance dengan orang HR? Biar finance paham proses bisnis HR, vice versa

Dampaknya apa? Komunikasi terbangun. Orang finance yang di HR bisa jadi "translator" ketika HR ada urusan sama finance. Begitu pula sebaliknya. Kolaborasi terbangun. Silo menguap.  

Tidak mungkin tujuan perusahaan dapat tercapai apabila ada 2000 orang yang berkerja secara bersama-sama namun sesungguhnya sendiri-sendiri (work group). Perlu ada kesatuan, kekompakan, supporting culture dengan spirit mencapai goals yang sama (group work). Makanya di era yang serba disruptive ini, apalagi didominasi oleh gen Y, silo perlu dirombak dan diganti dengan kolaborasi.   

Semoga bermanfaat.

Subscribe And Follow Us

Be part of the story and follow us on Instagram via @performaconsulting and subscribe to the newsletter for news and updates about our insights