Apa Itu Training Need Analysis (TNA)?

TNA Training Need Analysis

Jika anda adalah seorang pengusaha atau manager, anda mungkin pernah mendengar istilah “Training Need Analysis” atau “Training Need Assessment”, atau “Analisa Kebutuhan Training” sebelumnya, entah melalui TV, obrolan teman, atau artikel online. Sebenarnya, apa definisi training needs analysis dan mengapa erat kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan?

APA ITU TRAINING NEED ANALYSIS?

Training Need Analysis adalah sebuah proses untuk menentukan training atau pelatihan yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk mencapai target dan tujuannya.

Bayangkan jika anda memiliki usaha yang bergerak di bidang kuliner dan anda memiliki belasan cabang yang tersebar di pulau Jawa. Suatu hari, anda melihat laporan keuangan anda dan mendapati pendapatan bersih anda turun selama tiga bulan berturut-turut. Padahal, target anda adalah pendapatan bersih anda naik 5% per bulannya. Anda kemudian turun ke lapangan, mengecek salah satu gerai bisnis kuliner anda yang paling signifikan penurunan pendapatan bersihnya, mewawancarai supervisor, manager cabang, dan lainnya, berusaha untuk mencari tau apa penyebab dari tidak tercapainya tujuan perusahaan anda.

Setelah menghabiskan waktu berharga anda selama hampir seminggu, akhirnya anda menemukan bahwa pelayanan yang kurang ramah pada gerai anda di Bandung adalah penyebab utamanya dan anda yakin bahwa training service excellence adalah solusi yang tepat. Namun, anda baru mengetahui permasalah di satu cabang. Bagaimana dengan belasan cabang lainnya?

Jika anda merasa pendekatan penyelesaian masalah diatas terlalu banyak menyita waktu dan tidak efisien, selamat, anda tidak sendirian. Itulah mengapa banyak perusahaan membutuhkan jasa Training Need Analysis dari perusahaan konsultan seperti kami, PT Performa International Indonesia. Disini, anda mungkin sudah menangkap ide bahwa training need analysis adalah sebuah proses yang benar-benar dibutuhkan perusahaan untuk mengetahui permasalahan bisnisnya.

 

MENGAPA PERUSAHAAN TETAP BUTUH TRAINING NEED ANALYSIS MESKIPUN PERMASALAHAN BISNISNYA BUKAN KARENA KURANGNYA TRAINING?

Memang, tidak semua penyebab dari buruknya kinerja perusahaan disebabkan oleh human error dan terdengar tidak masuk akal jika sebuah perusahaan yang permasalahan bisnisnya jelas-jelas bukan karena kurangnya training tetapi tetap membutuhkan TNA, terutama untuk perusahaan manufaktur yang banyak proses produksinya dikerjakan oleh mesin dan memiliki standar operasional prosedur (SOP) yang bagus.

Namun bagaimanapun juga, sebuah sistem atau mesin diawasi, dipelihara, dan dijalankan oleh manusia yang tidak luput dari melakukan kesalahan dan kesalahan-kesalahan tersebut biasanya berakar dari kurangnya training, baik dari sisi operator mesin maupun supervisornya.

Contohnya, jika anda memiliki sebuah pabrik TV dan anda mendapati bahwa output produksi anda menurun selama 5 bulan terakhir, anda mungkin akan meminta laporan dari supervisor untuk mencari tahu penyebabnya. Setelah membaca laporan tersebut, diketahui bahwa beberapa mesin kadang ngadat dan membutuhkan waktu beberapa hari untuk memperbaikinya. Dari sini, anda mungkin sudah yakin bahwa solusinya bukanlah training, tetapi membeli mesin baru. Tapi tunggu dulu, bisa jadi solusinya adalah training.

Setelah anda selidiki lebih lanjut, ternyata ada tanda-tanda pada mesin sebelum mesin tersebut ngadat dan para operator mesin enggan melapor ketika tanda-tanda tersebut muncul karena jadwal kerja yang terlalu padat dan merasa tidak didengar. Padahal, jika saja operator melapor kepada supervisor ketika tanda-tanda mesin ngadat terjadi dan supervisor mau mendengarkan, perbaikan mesin akan selesai lebih cepat. Disini, jelas bahwa yang anda butuhkan adalah training atau workshop baik untuk operator maupun supervisor.

Jika pada sebelumnya kami membahas mengenai apa itu Training Need Analysis (TNA), perusahaan apa saja yang tidak membutuhkan Training Need Analysis (TNA), dan tips umum lainnya, kali ini mari kita membahas mengenai teknis cara dan tahap-tahap dalam melakukan dan membuat Training Need Analysis (TNA) di perusahaan. Pada tips ini, kami akan membahas teknik yang umum dalam melakukan Training Need Analysis (TNA) sehingga teknik ini dapat dilakukan pada perusahaan di berbagai bidang dan industri. Sehingga, tips berikut dapat dijadikan contoh Training Need Analysis (TNA) di bisnis kuliner, perusahaan tambang, perusahaan jasa keuangan, hotel, rumah sakit, dan lainnya.

Tahapan Training Need Analysis (TNA) Pada Umumnya

Setiap perusahaan konsultan memiliki tahapan, tools, dan metodologi yang berbeda-beda dalam melakukan Training Need Analysis (TNA). Namun secara umum ada tiga tahap dalam melakukannya:

  1. Menentukan Target Performa atau Kinerja Perusahaan
    Pada tahap Training Need Analysis (TNA) yang pertama ini, anda harus dapat menentukan performa dan kinerja tim, manajemen, dan karyawan yang seperti apa yang diperlukan agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Anda dapat mengetahui hal-hal tersebut dari beberapa dokumen perusahaan, seperti standar operasional prosedur (SOP) perusahaan, key performance index (KPI) dari masing-masing jabatan di perusahaan, hingga annual report (laporan tahunan) perusahaan.
  2. Menilai Seperti Apa Performa atau Kinerja Perusahaan Saat Ini
    Pada tahap Training Need Analysis (TNA) yang berikutnya, kita harus tau seperti apa kondisi  kinerja perusahaan sekarang. Anda dapat melihat laporan KPI (key performance index) dari tiap jabatan, apakah mereka sudah mencapainya atau belum dan nilainya berapa. Anda juga bisa melihat laporan dari implementasi SOP (standar operasional prosedur). Apa saja yang masih dilanggar dan apa saja yang telah diikuti?Permasalahan muncul ketika perusahaan belum memiliki sistem KPI ataupun SOP. Bagaimana caranya menilai performa perusahaan jika perusahaan tersebut belum mendokumentasikan secara jelas dan tertulis mengenai harapan dan target dari kinerja tiap jabatan? jika seperti ini kasusnya, anda dapat melakukan survey dan melakukan assessment dari jawaban yang anda terima.
  3. Menentukan Apa Saja yang Menyebabkan Tidak Tercapainya Target Kinerja Perusahaan
    Apakah gap antara kinerja perusahaan saat ini dengan yang ditargetkan dikarenakan kurangnya pengetahuan dan keterampilan? Jika ya, maka tentukanlah:A. Training apa saja yang dibutuhkan untuk mengatasi gap kinerja tersebut?
    B. Perlukah training tersebut dibuat khusus untuk perusahaan anda atau cukup dengan yang sudah ada?Sementara, jika gap antara kinerja perusahaan saat ini dengan yang ditargetkan tidak dikarenakan karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan, maka tahapan training needs analysis selesai sampai sini dan dapat disimpulkan bahwa perusahaan tidak membutuhkan training. Contohnya, penurunan output produksi pabrik ternyata disebabkan oleh salah satu mesin yang seringkali ngadat.Namun ingat, sebuah permasalahan yang keliahatannya bukan disebabkan oleh human error ternyata setelah diselidiki lebih lanjut disebabkan oleh human error. Misalnya pada contoh mesin ngadat diatas, setelah diselidiki, ternyata operator mesin sebenarnya dapat mendeteksi bahwa mesin akan ngadat seminggu sebelumnya. Namun, karena supervisor yang tidak solutif dia memilih untuk diam dan tidak melaporkannya. Padahal jika dilaporkan, mesin dapat diperbaiki dengan lebih cepat.

Bagi anda yang ingin perusahaannya dilakukan Training Need Analysis oleh konsultan berpengalaman dan menggunakan metode yang telah teruji di banyak industri, silahkan kontak kami untuk mengetahui detail dan harganya.

Artikel Terkait
Work From Home (Wfh) Dinilai Belum Efektif, Lantas Apa Solusinya?

Situasi pandemi Covid-19 ini mengakibatkan sebagian perusahaan di seluruh dunia menerapkan kebijakan Work From Home (WFH). Sejatinya Read more

Tips Singkat Menjadi Trainer Yang Baik

Saya senang menghadiri acara seminar dan training sejak 15 tahun yang lalu. Dan 10 tahun Read more

Ternyata, Setiap Orang Bisa Menjadi Pemimpin Lho!

Sudah kita bahas pada tulisan-tulisan yang lalu, bahwa setiap orang unik dengan bakatnya masing-masing. Dan Read more

Setiap Orang Itu Bertalenta, Temukan Bakatmu Sekarang!

Setiap manusia, tanpa terkecuali, sudah dikaruniai bakat oleh Tuhan Yang Maha Esa. Namun seringkali bakat Read more

0 Comments

Leave a reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*

© 1993-2022 Performa Indonesia

Log in with your credentials

Forgot your details?