Apa bedanya bus AKAP dengan bus pariwisata?
Suasananya.
Bagaimana di bus AKAP? Suasana dingin, kaku, setiap orang fokus dengan dirinya masing-masing. Tidak saling ngobrol antar penumpang. Tidak hidup.
Kenapa?
Karena walaupun arahnya sama, tujuan mereka beda-beda. Pada suatu titik, mereka akan turun bus dan berpisah.
Bagaimana di bus pariwisata? Suasana meriah, hidup. Ada interaksi antar penumpang, ngobrol, bercanda. Mungkin ada games, ada karaoke. Terkadang memakai seragam. Ada rasa kesatuan disitu?
Kenapa?
Semua orang tau kemana mereka akan pergi dan mau ngapain disana. Semua orang memiliki arah dan tujuan yang sama, yaitu outing misalnya. Mereka berangkat satu bus, pulang satu bus.
***
Pekan lalu kita sudah bicara mengenai bagaimana memecah silo dalam perusahaan.
Silo itu adalah sebutan untuk sebuah kondisi dimana satu divisi dengan divisi yang lain tidak ada komunikasi & koordinasi, merasa yang satu lebih penting dari yang lain. I I you you. Yang lebih parah, satu divisi tidak peduli bahwa pekerjaan dia akan memengaruhi pekerjaan divisi lain. Kurang lebih itu sebagian kondisi yang disebut dengan Silo.
Familiar dengan kondisi tersebut?
Perusahaan merupakan sebuah organisasi. Organ – nisasi. Diserupakan seperti organ tubuh. Tubuh manusia terdiri dari berbagai organ. Kepala, pundak, lutut-kaki, lutut-kaki.
Bagaimana jadinya kalau tangan kanan tidak sinkronis dengan tangan kiri? Jantung dan saraf? Darah dan ginjal? Otak, hati dan mulut?
Ya kurang lebih begitu jadinya kalau antar unit tidak ada kesatuan. Disfungsional. Tidak efektif, tidak efisien, tujuan tidak tercapai. Kalaupun tercapai, termehek-mehek. Terseret-seret. Nyampe tapi babak belur.
Suasana?
Seperti bus AKAP itu kondisi yang biasa-biasa saja. Minimal tenang, tidak ada keributan. Tapi mungkin bagi perusahaan yang Silo, akan jauh lebih buruk dari pada suasana bus AKAP. Akan banyak saling salah-menyalahkan. Lempar-melempar kerjaan. Wah kacau deh.
***
Jadi apa yang bisa dilakukan?
Di tulisan saya yang terakhir kita sudah bicara 3 hal yang bisa dilakukan untuk memecah silo, yaitu:
- Shared Vision
- Design for Collaboration
- Mix The Group
Hari ini kita perdalam yang pertama. Shared Vision.
***
Bagaimana agar setiap orang punya shared vision?
Bikin poster? Pasang di setiap dinding kantor? Pasang di screen saver komputer? Pasang di social media? Does it really works?
Seperti yang sudah pernah saya jelaskan di tulisan saya yang lain, kita bisa menggunakan Experiential Learning untuk membangun Shared Vision. Common Goal. Building Awareness. Building Sense of Urgency.
Karena perubahan itu terjadi ketika bisa menggerakkan gajah yang ada dalam tubuh kita. Bukan dengan logika, poster, pamflet, atau bahkan memo, email blast sekalipun, tidak akan efektif untuk membuat orang mau bergerak ke arah yang sama.
Gajah dalam diri kita hanya bisa bergerak kalau ada hal yang bersifat emosional. Dan emotion itu adalah energy in motion. Jadi harus ada gerakan. Harus ada pengalaman yang dirasakan. Barulah gajah bisa bangun dan bergerak. Tidak bisa hanya dengan lihat poster dan memo. Silakan menengok 2 tulisan tersebut untuk lebih detailnya.
Sekarang masuk ke teknis!
Perubahan perlu dilakukan top down dari pucuk pimpinan.
Langkah 1: Buat workshop untuk Top Management (Level Direksi hingga GM). Gunakan framework TRIP (Tujuan, Realita, Inisiatif, Program/Project) agar workshop ini efektif.
- Bisa dilakukan di kantor atau di hotel (tergantung budget!).
- Kita lakukan ice breaking games. Sesi ini bertujuan untuk mencairkan suasana dan membuat peserta cair serta siap menghadapi sesi. Tanpa sesi ini, akan sulit melangkah ke sesi berikutnya. Gunakan games-games yang bisa dikaitkan dengan kondisi di perusahaan. Kami biasa menggunakan permainan geodesic dome.
- Masuk sesi Tujuan. Kita lihat gambaran ideal perusahaan di masa depan (3-5 tahun dari sekarang). Gambarkan dengan rinci. Gali apa yang dirasakan jika visi itu tercapai?
- Masuk sesi Realita. Kita jabarkan kondisi riil yang dihadapi saat ini. Apa saja yang terjadi dilapangan? Apa yang dirasakan atas hal tersebut?
- Masuk sesi Inisiatif. Kita perlu jabarkan dulu kondisi eksternal bisnis yang sedang dihadapi, lalu bagaimana kondisi internal bisnis saat ini. Kita bisa gunakan tools seperti SWOT & VRIO (detailnya bisa dibahas lain waktu) untuk menentukan apa Visi dan Grand Strategy yang perlu diambil oleh perusahaan.Dari hasil asesmen internal dan eksternal, setidaknya ada 4 strategi yang bisa dipilih seperti bagan berikut ini.
- Jika kondisi market sedang bagus (Opportunity), dan kondisi internal perusahaan bagus (Strength), maka strategi yang di ambil adalah Aggresive Strategy.
- Jika kondisi market kurang bagus (Threat) namun kondisi internal bagus (Strenght) maka strategi yang bisa diambil adalah Differsification Strategy.
- Jika kondisi market bagus (Opportunity) sedangkan kondisi internal kurang bagus (Weakness) maka pilih Turn Around Strategy.
- Jika kondisi market jelek (Threat) dan internal juga kurang bagus (Weakness) maka tidak ada jalan lain selain menggunakan Defensive Strategy.
6. Setelah ditentukan apa Visi dan Grand Strategy yang akan diambil oleh perusahaan, maka selanjutnya adalah menentukan tindak lanjut dalam bentuk Project. Bentuk 1-3 aktivitas yang bersifat Quick Wins untuk membangun Momentum. Beberapa aktivitas quick wins yang bisa dilakukan diantaranya adalah :
- Town Hall Meeting untuk mengkomunikasikan visi & strategi baru
- Evaluasi Organization Design maupun Corporate Policies yang ada saat ini agar sesuai dengan visi & strategi.
7. Bentuk Special Task Force untuk melakukan eksekusi terhadap quick wins yang sudah ditetapkan. Report langsung ke direksi.
***
