Cara Menerapkan SOP Dengan Experiental Learning

Menerapkan SOP Dengan Experiental Learning

Saya memiliki lebih dari 8 tahun pengalaman di dunia training profesional. Bahkan mungkin hampir 15 tahun jika dirunut ke belakang dimana saya sudah aktif dalam berbagai kegiatan diklat organisasi sekolah. Namun jujur saya akui, saya tidak yakin pelatihan yang saya berikan memberikan dampak signifikan terhadap perubahan dalam diri peserta. Saat itu, saya belum paham bagaimana mengukur keberhasilan training.

Baru kemudian saya paham bahwa training hanya berdampak 10% terhadap sebuah perubahan. Dimana 70% didapat dari praktik nyata (experience) dalam pekerjaan. Dan 20% didapat dari pengembangan secara personal menggunakan coaching & mentoring. Semenjak saat itu saya mulai mencari pendekatan lain untuk memaksimalkan efektivitas dari training yang saya berikan.

Sahabat saya semasa kuliah, Gigih Gesang sudah sejak tahun 2000an aktif dalam kegiatan outbound training. Pada tahun 2008 ia sudah mendirikan Duage Management yang bergerak dalam bidang pelatihan luar ruang tersebut. Sejak tahun 2011 mulai merambah ranah konsultasi SDM seperti recruitment dan assessment.

Kami sudah sering bekerja sama secara terpisah, hingga akhirnya pada tahun 2015 saya bergabung full time di Duage untuk mengembangkan layanan training. Disinilah akhirnya saya dan Gigih mengkombinasikan pengalaman saya dalam Training dan pengalamannya dalam outbound team building menggunakan pendekatan Experiential Learning (EL).

Selama 3 tahun ini kami melakukan test and measure (bahasa alus dari trial and error :D) menggunakan pendekatan EL ini. Kami sering berdiskusi dan merasa beruntung bahwa kami diberikan kesempatan untuk “belajar” tapi dibayar. Kami pernah mendapatkan kontrak konsultasi dari sebuah klien senilai 1,5 Milyar untuk “mencoba” pendekatan baru tersebut.

Project tersebut pada akhirnya bisa dibilang tidak berhasil, tapi kami tetap mengantongi 1,5 Milyar! Gila nggak tuh!

Tapi pengalaman gagal dan tetap dibayar tersebut ternyata memberikan pelajaran berharga pada kami. Pada setiap klien-klien berikutnya kami terus melakukan penyempurnaan (continuous improvement). Hingga pada akhirnya kami mulai menemukan metode yang agak baku 3 tahun kemudian. Telah kami terapkan pada 2 klien terakhir, dan hasilnya luar biasa.

Experiential Learning sendiri kami belajar semasa duduk di bangku kuliah (bangku itu buat diduduki, bukan dimakan :D) di Fakultas Psikologi UI. Termasuk salah satu teori awal dikemukakan oleh David Kolb. Teori tersebut menjelaskan bahwa pembelajaran adalah hal yang bersifat daur (cycle). Oleh karena itu teorinya disebut sebagai Daur Kolb.

Kolb menjelaskan bahwa ada 4 tahap dalam proses Experiential Learning:

  1. Concrete Experience
  2. Reflective Observation
  3. Abstract Conceptualization
  4. Active Experimentation

Ini yang sering dilakukan dalam aktivitas outbound training. Peserta diberikan sebuah aktivitas atau permainan sebagai sebuah Concrete Experience, lalu sang fasilitator akan melakukan review atau yang disebut dengan Debrief. Peserta akan diajak untuk melakukan Reflective Observation, apa yang mereka rasakan dan observasi selama aktivitas sebelumnya.

Berikutnya fasilitator akan memandu peserta untuk melakukan Abstract Conceptualization yaitu merumuskan apa yang mereka pelajari dari pengalaman tersebut. Dan ditutup dengan Active Experimentation yaitu mencoba apa yang sudah mereka pelajari tadi. Hingga akhirnya kembali lagi ke daur awal yaitu Concrete Experience.

Ini merupakan sebuah konsep yang powerful, namun kami merasa masih ada yang kurang dari pendekatan ini. Hingga akhirnya Gigih menemukan sebuah konsep EL yang lebih disempurnakan lagi oleh HRDQ. Yang tadinya hanya 4 langkah, akhirnya dilengkapi menjadi 7 langkah.

Secara umum tidak ada yang berubah dari prinsip ini, yang menjadi pembeda adalah langkah keempat yaitu Thinking. Jika pada konsep EL yang asli, peserta dipandu untuk merumuskan sendiri apa yang mereka pelajari, dalam konsep ini perilaku baru perlu diperkenalkan menggunakan cara training.

Akhirnya kami lakukan trial pada klien, dan kami rasakan ada improvement yang signifikan dibanding pendekatan sebelumnya.

Secara umum jalannya kegiatan seperti ini:

  1. Pelatihan diawali dengan sebuah aktivitas ice breaking (step 1) & permainan (step 2) kemudian debrief (step 3).
  2. Berikutnya kami akan masuk kedalam materi training (step 4) mengenai perubahan apa yang perlu mereka terapkan dalam pekerjaan. Disini kami memperkenalkan teori beserta tools yang dapat mereka aplikasikan.
  3. Selanjutnya peserta akan dibuat kedalam group kecil dan mulai diskusi untuk bagaimana menerapkan tools yang telah diberikan dalam pekerjaan sehari-hari, membuat quick wins action plan, dan membentuk tim task force (step 5).
  4. Setelah kembali dari sesi pelatihan, peserta kemudian menerapkan quick wins action plan yang telah dibuat dalam pekerjaan sehari-hari (step 6).
  5. Secara berkala kami bertemu dengan task force dan melakukan sesi coaching (step 7).

Hasilnya adalah peserta lebih termotivasi dan berkomitmen menjalankan perubahan yang diharapkan. Perubahannya pun lebih terukur karena kita bisa bicara hasil before-after setelah mengikuti pelatihan.

Kenapa pendekatan ini lebih berhasil? Karena pendekatan Experiential Learning sangat efektif dalam membangunkan “Gajah” dalam diri setiap peserta yang sudah kita bahas dalam artikel sebelumnya.

Bagaimana caranya membangunkan Gajah dalam diri kita?

  1. Dengan cara mengajak peserta untuk membicarakan perasaannya. Apa yang mereka rasakan selama permainan? Apa yang mereka rasakan dalam pekerjaan sehari-hari? Apa harapan yang mereka inginkan dalam pekerjaan? Kita juga mengajak peserta untuk membayangkan apabila perubahan telah terjadi, apa yang mereka rasakan? Cara ini sangat efektif dan peserta memiliki motivasi lebih dalam melakukan perubahan.
  2. Pandu peserta untuk menentukan sendiri apa solusi yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan dalam tempat kerja mereka menggunakan framework yang kita berikan. Apabila solusi datang dari diri peserta sendiri, maka mereka akan memiliki komitmen lebih untuk mengimplementasikannya.
  3. Pilih solusi yang bersifat quick wins. Yaitu yang tingkat kesulitan rendah maupun waktu pengerjaan singkat, namun dapat memberikan dampak yang tinggi. Batasi hanya 1 – 3 quick wins yang akan dijalankan dalam 1 waktu. Gajah akan senang jika berhasil menyelesaikan pekerjaan mudah, ini akan menjadi momentum besar untuk mengerjakan project yang lebih besar berikutnya.

Cara ini juga bisa diterapkan dalam implementasi SOP. Secara umum langkahnya sama.

  1. Berikan permainan ice breaking untuk mencairkan suasana (step 1)
  2. Ajak peserta untuk melakukan aktivitas / simulasi pekerjaan sesuai dengan cara yang biasa mereka lakukan sehari-hari (step 2)
  3. Lakukan debrief, apa (+) dan (-) dari pendekatan tersebut (step 3)
  4. Perkenalkan SOP baru (step 4)
  5. Ajak peserta untuk berdiskusi apa manfaat yang didapat dari SOP baru, dan bagaimana menerapkannya dalam pekerjaan (step 5)
  6. Peserta menerapkan SOP baru dalam pekerjaan (step 6)
  7. Berikan feedback, coaching & mentoring untuk terus memperbaiki implementasi (step 7).

Kami rekomendasi agar langkah 6 dan 7 dapat dilakukan secara konsisten selama 3 – 6 bulan, hingga SOP yang baru dapat terinternalisasi dengan baik. Oleh karena itu, langkah ketiga dalam implementasi SOP adalah pemimpin berperan besar dalam proses pembiasaan. Peran pemimpin akan kita bahas dalam artikel berikutnya.

Perubahan ini dapat Anda lakukan sendiri kok. Memang perlu ada komitmen ekstra dari Top Management, para Leaders, dan HR. Jika memang ada kesulitan dalam implementasi sendiri, mungkin Anda butuh bantuan pihak konsultan eksternal.

Semoga bermanfaat,

Rono

Jika perusahaan anda membutuhkan bimbingan profesional dalam menyusun, memformulasikan, dan menganalisis standar operasional prosedur (SOP), silahkan kontak kami melalui email, whatsapp, atau akun-akun sosial media kami untuk mengetahui lebih detailnya. Andapun dapat menjelaskan permasalahan bisnis yang perusahaan anda sedang hadapi dan kami akan membantu menentukan produk kami yang cocok sebagai solusinya.

Artikel Terkait
Begini 3 Langkah Terapkan SOP Di Perusahaan

Tulisan ini dibuat berdasarkan sumbangan ide dari Bapak Joe Marthin Silitonga. Pak Joe menyampaikan bahwa banyak Read more

Kepemimpinan Yang Efektif Untuk Menerapkan Sop

Kembali ke soal SOP, kita sudah ngobrol banyak soal 3 langkah menerapkan SOP. Dimulai dari Evaluasi SOP, Read more

Mari Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan Anda!

Pada artikel sebelumnya, kita sudah bicara 3 langkah untuk menerapkan SOP, yaitu : Evaluasi & Read more

0 Comments

Leave a reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*

© 1993-2022 Performa Indonesia

Log in with your credentials

Forgot your details?