Perubahan dalam kompetisi global, ekonomi yang merosot dengan tidak terkendali, dan munculnya berbagai teknologi potensial telah mendorong organisasi atau perusahaan untuk meninjau kembali apakah proses bisnis mereka selama ini sudah sesuai dengan perubahan tersebut dan kebutuhan para konsumen atau belum.
Sebagai disiplin ilmu, manajemen perubahan juga telah berkembang. Terdapat istilah-istilah seperti model manajemen perubahan, proses manajemen perubahan, dan rencana manajemen perubahan, yang memiliki fungsi untuk mengurangi dampak merugikan bagi perusahaan dalam menyikapi perubahan.
Berikut merupakan pengertian dari istilah-istilah tersebut:
- Model manajemen perubahan adalah cara-cara yang dibuat berdasarkan pengalaman dan penelitian untuk mengetahui bagaimana mencapai perubahan yang sukses dalam lingkup organisasi maupun individu.
- Proses manajemen perubahan adalah tindakan-tindakan perubahan ataupun penyesuaian terhadap komponen penting di dalam bisnis suatu organisasi.
- Rencana manajemen perubahan adalah perencanaan untuk mencapai perubahan, dan biasanya dibuat pada proses manajemen perubahan.
Pada artikel ini, akan dijelaskan mengenai salah satu istilah dalam change management atau manajemen perubahan, yaitu proses manajemen perubahan.
Perubahan bisnis yang berkembang juga memberikan efek kepada proses bisnis suatu perusahaan. Proses bisnis (business process) adalah seperangkat aktivitas atau tugas yang memanfaatkan sumber daya di dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis organisasi. Fenomena atau aktivitas yang juga dikenal dalam business process adalah seperti business process reengineering, process improvement, process innovation, dan business process redesign.
Salah satu business process, yaitu business process reengineering (BPR), adalah pemikiran dan desain ulang secara radikal, besar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan dalam mencapai perbaikan dalam hal biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan. BPR ini dikenalkan oleh Michael Martin Hammer dan James Champy di tahun 1993. Proses bisnis ini sangat sulit dan butuh komitmen untuk berubah yang besar dari semua elemen organisasi dari tingkat teratas hingga bawah. Sebab sifatnya yang besar-besaran dan disebut radikal ini, perlu kematangan dalam mempersiapkan perubahan.
Sebuah analisis business process yang disimpulkan oleh Kettinger & Grover (1995) dalam artikelnya tentang teori business process change management adalah proses bisnis harus menciptakan lingkungan organisasi yang mendukung perubahan melalui serangkaian pembelajaran, knowledge sharing (termasuk pemberdayaan teknologi), jaringan mitra internal maupun eksternal yang dapat memfasilitasi penerapan proses manajemen perubahan yang efektif, sehingga semuanya mengarah pada peningkatan proses bisnis dan membawa manfaat besar bagi pemangku kepentingan, yang keduanya (peningkatan proses bisnis dan pemangku kepentingan) penting dalam mencapai peningkatan kinerja yang terukur.
LANGKAH DALAM BISNIS PROSES MANAJEMEN PERUBAHAN
Setelah mengetahui tentang business process change management, maka pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana mengaplikasikan proses perubahan tersebut dalam bisnis perusahaan? Terdapat 5 langkah yang dapat perusahaan lakukan untuk menjalankan business process change management yang efektif, melansir dari Harvard Business School:
- Persiapkan organisasi untuk berubah
Untuk mencapai suksesnya implementasi dari perubahan, organisasi harus mempersiapkan diri secara logistik dan budaya organisasi. Mempersiapkan budaya organisasi untuk perubahan adalah langkah pertama sebelum persiapan secara logistik.
Pada tahap persiapan ini, pihak manajer memiliki tujuan untuk membantu para karyawannya sadar dan menanamkan kebutuhan dengan yang namanya berubah. Mereka juga menularkan awareness kepada para karyawan dengan kemungkinan tantangan atau hambatan yang akan organisasi hadapi. Dengan memperoleh dukungan dari para karyawan, ini akan membantu implementasi perubahan organisasi dengan minim gesekan.
- Menyusun visi dan rencana perubahan
Seperti pada model perubahan Lewin di tahap unfreezing, yaitu organisasi dan karyawan di dalamnya sudah mantap dengan kebutuhan untuk berubah, pihak manajer dapat melanjutkan dengan mengembangkan rencana secara umum, detail, dan realistis. Untuk menemukan rencana secara detail, dapat menyusun dan merefleksikan rencana perubahan tersebut dengan membuat pertanyaan sebagai berikut:
- Tujuan strategis: tujuan perubahan seperti apa yang dibutuhkan untuk perkembangan organisasi?
- Key performance indicators: Bagaimana cara mengukur kesuksesan yang sesuai? Matriks (atau teknik) apa yang perlu diubah dan disesuaikan? Apa yang sudah baik saat ini?
- Project stakeholders and team: Siapa yang menjadi pengawas pada proses perubahan? Siapa-siapa saja yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan proses perubahan?
- Project scope: Langkah dan tindakan apa yang perlu diambil untuk sebuah ruang lingkup proyek? Apa hal eksternal yang kemungkinan dapat menghambat ruang lingkup proyek?
Dalam penerapannya, rencana tersebut juga harus bersifat fleksibel ketika ada hal-hal di luar dugaan yang menghambat tujuan-tujuan strategis yang telah disusun.
- Menerapkan perubahan
Setelah sudah dibuat perencanaan, selanjutnya adalah mengikuti langkah-langkah perencanaan tersebut. Semua perubahan yang dilakukan entah pada segi struktur organisasi, strategi organisasi, sistem dalam organisasi, proses bisnis, perilaku karyawan, dan lainnya semua akan bergantung pada tujuan utama yang sebelumnya telah ditetapkan dalam rencana perubahan.
Di tahap ini, peran pihak manajer berfungsi untuk memberdayakan, mendukung para pihak yang menerapkan perubahan (para karyawannya) yang sedang berproses menuju sasaran perubahan, dan merayakan pencapaian-pencapaian target jangka pendek bagi karyawan yang berhasil, misal sistem penghargaan bonus bagi pencapaian mereka. Para manajer juga mengantisipasi kemungkinan hambatan, selalu rajin berkomunikasi dengan para karyawan untuk mengetahui progress mereka.
- Menanamkan perubahan ke dalam budaya dan praktik organisasi
Ketika tujuan-tujuan sudah tercapai, pihak manajer jangan sampai terlena dengan perubahan tersebut, karena sebetulnya “perjuangan” dalam perubahan belum tentu selesai. Sebab bisa saja ada karyawan yang malah kembali ke kebiasaan semula, sebab perubahannya baru sebentar dilaksanakan, dan tidak ada maintaining yang baik untuk jangka waktu panjang. Alih-alih sukses dengan perubahan, malah lambat laun mereka kembali ke kebiasaan lama mereka, dan proses perubahan selama ini menjadi gak berpengaruh lagi bagi organisasi.
Memang perubahan itu tidak mudah. Namun, cara yang bisa dilakukan oleh para pihak manajer perubahan adalah dengan menanamkan perilaku-perilaku baru itu menjadi “mendarah daging” ke dalam budaya organisasi dan praktik sehari-hari bekerja para karyawan.
- Review Progress dan Analisa Hasil
Tujuan perubahan sudah tercapai, belum tentu menandakan semua sudah sukses dan berjalan lancar. Membuat analisa dan review, atau sebutannya “project post mortem” dapat membantu business leader paham, mengerti, apakah proses perubahannya betul-betul sukses, gagal, atau hasilnya mix (mixed result). Analisa dan mereview ini juga dapat memberikan insight dan pelajaran bagi usaha perubahan di masa depan ketika dibutuhkan kembali.
CONTOH KASUS
Pada tahun 2022, beberapa perusahaan besar di Indonesia melakukan kebijakan PHK besar-besaran. Perusahaan tersebut diantaranya yaitu Goto, Shopee, Tokocrypto, Mamikos, Jd.id, dan masih banyak perusahaan lainnya. Kebijakan PHK terjadi disebabkan oleh beberapa faktor, mulai dari dampak pandemi covid-19, kesalahan dalam manajemen keuangan (bakar-bakar uang), dan faktor lainnya. Menurut CEO e-Fishery Gibran Huzaifah pada cuitan Twitternya, PHK massal dikarenakan
“Layoffs ini kan hasil dari bisnis yang enggak sustainable, soalnya jorjoran bakar duit. Yes, memang founder sama VC [venture capital] yang drive ini dengan agresif. Yes, di banyak case, model bisnisnya kacau”.
Fenomena PHK bukan hanya terjadi disaat sekarang, melainkan pada saat kondisi krisis moneter tahun 1998 nasib perusahaan- perusahaan juga cukup memburuk. Salah satu contohnya yaitu, PT Astra International disaat kondisi perusahaan melakukan PHK besar-besaran pada tahun 1998-1999. Pada saat itu, PT Astra harus mem-PHK sebanyak 20.000 karyawan tetap dan 5.000 karyawan kontrak. Sehingga, PT Astra hanya memiliki 100.000 orang karyawan saja. Oleh karena itu, secara tidak langsung karyawan yang bertahan disaat itu juga merasakan dampak yang cukup berat dari sisi pekerjaan.
Perusahaan terpaksa memberikan beban kepada karyawannya (yang tersisa/ tidak di phk) untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang lebih besar dari pada sebelumnya. Para karyawan yang dulunya hanya bertanggung jawab pada satu pekerjaan, maka ketika kondisi tersebut harus menjalankan 2 hingga 3 peran sekaligus. Hal ini tentunya membuat karyawan membutuhkan re-skilling untuk menambah keterampilan/ pengetahuan baru.
PT Astra International telah melakukan upaya melalui lembaga AMDI (Astra Management Development Institute) untuk memberikan kesempatan kepada karyawannya mengikuti training. Upaya yang telah dilakukan oleh PT Astra ini merupakan salah satu bentuk dari “change management” yang harapannya setelah dilakukannya training atau pelatihan kepada karyawannya agar dapat menjalankan pekerjaan disaat terjadi perubahan manajemen.
REFERENSI
Kettinger, W. J. & Grover, V. (1995). Special Section: Toward a Theory of Business Process Change Management. Journal of Management Information Systems, 12(1), 9-30.
https://www.smartsheet.com/8-elements-effective-change-management-process
https://www.consultfrontier.com/change-management-process/
https://www.prosci.com/resources/articles/what-is-change-management-and-how-does-it-work
