Menggunakan Jasa Konsultan Manajemen untuk bisnis. Efektifkah?

Konsultan Manajemen

Menggunakan Jasa Konsultan Manajemen dapat menjadi solusi terbaik untuk meningkatkan performa kinerja bisnis Anda. Namun tidak jarang usaha tersebut hanya menguap sia-sia. Lalu bagaimana agar hal tersebut menjadi efektif dan dapat memberikan dampak nyata bagi bisnis Anda?. Simak ulasan lengkap kami sebelum Anda memulainya.

# Sekilas tentang Konsultan Manajemen

Organisasi adalah sebuah lembaga yang didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara umum, organisasi terbagi kedalam 2 kategori, yaitu for profit atau organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan finansial, contohnya adalah bisnis. Dan non profit atau organisasi yang tidak bertujuan untuk menghasilkan keuntungan finansial, contohnya adalah pemerintahan.

Baik profit maupun non profit pasti memiliki suatu target yang harus dicapai. Untuk itu sebuah organisasi membutuhkan suatu sistem kerja serta orang-orang untuk mengerjakan sistem kerja tersebut. Jika pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, diharapkan tujuan organisasi dapat tercapai.

Inilah yang disebut dengan manajemen. Yaitu sebuah tata kelola untuk mengatur sistem kerja dan orang-orang yang ada di dalamnya. Manajemen disini biasanya dikelola oleh para manajer, yaitu orang yang bertugas mengelola sistem kerja.

Tergantung dari ukuran sebuah organisasi, biasanya dimulai dari manajer pucuk tertinggi (Presdir / Dirut), dibantu oleh jajaran manajemen atas (Dewan Direksi dan Vice President) yang bertugas untuk menentukan arah organisasi. Lalu didukung para manajer tingkat mengengah (General Manager & Manager) yang bertugas menurunkan strategi menjadi perencanaan dan kemudian di eksekusi oleh staff yang diawasi oleh manajer tingkat pertama (Supervisor).

Namun dalam perjalanan mencapai tujuan, seringkali para manajer menghadapi kendala. Lingkungan bisnis yang berubah, pelaksanaan yang ternyata tidak sesuai perencanaan, orang-orang yang ada didalamnya tidak mampu melaksanakan tugas, hingga hal-hal yang diluar perkiraan. Ketika para manajer mengalami hal-hal di atas yang tidak dapat mereka atasi sendiri, maka disitulah konsultan manajemen berperan.

Konsultan Manajemen adalah pihak yang berperan untuk membantu para manajer dalam menyelesaikan permasalahan manajemen yang sedang dihadapi. Seorang konsultan manajemen dapat membantu melakukan analisa suatu permasalahan, memberikan wawasan dan saran, mengajarkan suatu keahlian, hingga melakukan suatu pekerjaan yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh sang manajer. Baik karena manajernya tidak memiliki keahlian yang dibutuhkan, atau tidak memiliki sumberdaya waktu atau manusia untuk mengerjakannya.

Jika menilik pada sejarah, profesi konsultan manajemen lahir di akhir abad ke 18, dimana saat itu mulai ada pergeseran dari era manual ke revolusi industri. Dimana usaha yang biasanya dijalankan secara kecil kemudian mulai dilakukan dengan skala besar berkat ditemukan adanya mesin.

Seiring dengan perkembangan skala usaha tersebut, muncul pula masalah masalah yang tidak dialami oleh usaha kecil manual. Mulai dari masalah teknis, masalah SDM dan Organisasi, hingga masalah keuangan. Arthur D. Little adalah perusahaan konsultan manajemen pertama yang terbentuk pada tahun 1886. Disitulah awal muasal terbentuknya industri konsultan manajemen.

Kemudian dunia mengalami suatu krisis yang disebut dengan The Great Depression pada tahun 1929. Dimana terjadi kejatuhan terhadap perekonomian global. Perusahaan berjatuhan. Disinilah perusahan konsultan manajemen mulai berperan dalam membantu menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan.

Di tahun 1950 perusahaan konsultan manajemen mulai mengembangkan sayapnya secara global dengan membuka kantor cabang di berbagai negara. Industri ini terus berkembang sehingga pada dekade 90an ada sekitar 30an perusahaan konsultan manajemen global yang memiliki lebih dari 1000 orang konsultan di dalamnya.

Pada praktiknya, perusahaan konsultan manajemen terbagi kedalam 3 kategori:

1. General Management Consultant

Yaitu konsultan yang membantu perusahaan dalam manajemen secara keseluruhan, seperti Strategi perusahaan, manajemen operasional, manajemen keuangan, manajemen organisasi dan SDM, dan seterusnya.

2. Specialized Management Consultant

Yaitu konsultan yang membantu perusahaan dalam hal spesifik saja seperti konsultan IT, konsultan perencana / pengawas, konsultan pajak, dan seterusnya.

3. Mixed Management Consultant

Yaitu konsultan yang mungkin memiliki spesialisasi dalam suatu area, tapi juga tetap dapat membantu konsultasi manajemen secara umum

 

Kemudian dalam perjalanannya, terbentuklah perusahaan-perusahaan konsultan manajemen top dunia. Yang paling terkenal adalah 3 perusahaan konsultan strategi yang disebut dengan MBB, yaitu McKinsey & Co, Boston Consulting Group (BCG) dan Bain & Co. Gabungan ketiganya memiliki total 70 ribu konsultan di seluruh dunia.

Berikutnya juga ada yang disebut dengan The Big Four. Yaitu 4 konsultan yang bergerak dalam jasa audit keuangan. Yaitu Delloite, Ernst & Young (EY), PricewaterhouseCoopers (PWC), dan KPMG. Masing-masing dari mereka selain memiliki jasa audit keuangan, juga memiliki unit konsultasi manajemen.

Industri ini berkembang sangat pesat sehingga pada tahun 2021 jasa konsultasi manajemen global diperkirakan memiliki nilai transaksi sebesar 895 Milyar USD atau sekitar 13,980 Trilyun Rupiah!

Tidak berhenti disitu, banyak perusahaan yang akhirnya merekrut alumni perusahaan konsultan manajemen. Jika Anda pernah kerja di MBB, atau di Big Four, maka peluang Anda untuk direkrut oleh perusahaan lain melonjak dramatis. Banyak sekali direksi perusahaan yang pernah bekerja sebagai konsultan.

Di Indonesia sendiri kita mengenal Nadiem Makarim, ex McKinsey, pendiri Gojek, dan sekarang adalah Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Republik Indonesia. Atau Pahala Mansury, ex Booz Hamilton dan BCG, yang pernah menjadi Direktur Keuangan Pertamina, Dirut Garuda, Dirut BTN, dan kini menjabat sebagai Wakil Menteri Badan Usaha Milik Negara.

Hal ini menunjukkan bahwa dari jasa yang diberikan oleh Konsultan Manajemen, hingga lulusan yang dihasilkan oleh mereka memberikan dampak yang besar dalam dunia organisasi, baik profit maupun non profit.

 

# Kenapa harus menggunakan Jasa Konsultan Manajemen dalam bisnis Anda?

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, industri Kosultan Manajemen lahir dan tumbuh seiring dengan adanya revolusi industri. Apalagi sejak revolusi industri ketiga, yaitu lahirnya industri komputer pribadi, dengan tokoh yang terkenal adalah Bill Gates dari Microsoft dan Steve Jobs dari Apple pada dekade 70 dan 80an, ditambah dengan revolusi industri ke empat yaitu berkembangnya internet di dekade 90an, membuat inovasi khususnya dalam bidang teknologi informasi berkembang dengan kecepatan eksponensial.

Dampak dari inovasi ini bukan saja merubah produk yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan, namun dibalik layar, sejatinya merubah cara kerja perusahaan secara keseluruhan. Perubahan dari manual ke digital, perubahan dari struktural menjadi agile. Artinya untuk bisa bertahan di era digital 4.0 perusahaan perlu beradaptasi dan melakukan perubahan.

Dan di era ini, perubahan tidak pandang bulu. Kita lihat saja perusahaan top global seperti Nokia, Yahoo, Blockbuster, Blackberry, seperti tertiup angin ketika menghadapi para kompetitor yang lebih adaptif dan inovatif. Hal ini disebabkan ketidak mampuan dalam membaca perubahan, yang mengakibatkan kesalahan strategi dan berujung menjadi perusahaan yang tidak relevan di mata konsumen. Disinilah perusahaan membutuhkan bantuan Konsultan Manajemen.

Beberapa kelebihan menggunakan jasa Konsultan Manajemen:

1.   Objektif

Menurut Psikolog Dan Ariely, Manusia adalah makhluk irasional. Artinya manusia lebih banyak didorong oleh aspek Psikologis dan Emosional ketimbang rasional dalam mengambil keputusan.

Manajer dalam sebuah perusahaan menghadapi banyak tantangan. Baik tantangan secara teknis pekerjaan, tapi yang lebih berat adalah tantangan non teknis seperti budaya perusahaan, politik kantor, gaya komunikasi, dan ambisi pribadi. Sehingga dengan berbagai tantangan tersebut, belum tentu seorang manajer dapat mengambil keputusan yang objektif.

Konsultan ketika bertindak sebagai “orang luar” biasanya lebih terbebas dari faktor non teknis diatas. Berikutnya konsultan juga bekerja berdasarkan data dan fakta, sehingga mampu memberikan analisa dan rekomendasi yang lebih objektif dan akurat.

2.   Memiliki data, referensi dan kerangka pemecahan masalah

Ada sebuah lelucon dalam dunia Konsultan Manajemen. Yaitu usia konsultan ibarat usia (maaf) anjing. Dimana 1 tahun usia anjing itu ekuivalent dengan 8 tahun usia manusia. Yang artinya 1 tahun bekerja sebagai seorang konsultan, itu ekuivalent dengan 8 tahun bekerja sebagai manajer di perusahaan.

Hal ini disebabkan seorang konsultan bisa mengerjakan beberapa project setiap tahunnya. Di tempatkan di beberapa perusahaan yang memiliki masalah yang berbeda, dan mungkin dari industri yang berbeda. Ditambah lagi dengan biasanya konsultan sudah memiliki kerangka pemecahan masalah yang tajam, sehingga memang seorang konsultan bisa sangat kaya sekali dalam pengalaman pemecahan masalah.

Data dan referensi dari pengalaman sebelumnya bisa menjadi sebuah masukan yang berharga bagi sebuah klien. Sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu masalah bisa lebih cepat karena menggunakan pendekatan yang telah berhasil pada klien yang lain.

3.   Lebih Berpengaruh

Salah satu kendala yang dirasakan oleh para manajer internal adalah, kesulitan dalam memimpin perubahan. Hal ini terkait dengan aspek non teknis yang sudah kita bahas sebelumnya. Ada aspek personal dan emosional yang membuat perubahan yang diinisiasi oleh manajer tidak selalu diterima dengan baik oleh organisasinya.

Sebagai orang luar, konsultan lebih objektif dan tidak berada dalam pusaran politik dan budaya perusahaan. Sehingga katakanlah sebuah pesan yang sama jika disampaikan oleh konsultan akan memiliki pengaruh yang berbeda jika disampaikan oleh manajer internal.

Tentu dalam hal ini, analisa, inisiatif dan perubahan yang ingin dilakukan oleh seorang manajer kemudian dikolaborasikan dengan analisa, referensi data, dan kerangka pemecahan masalah seorang konsultan, bisa memberikan dampak perubahan yang lebih kuat.

 

# Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan jasa konsultan?

Secara sederhana, perusahaan membutuhkan konsultan ketika ada kebutuhan untuk melakukan “perubahan”. Dimulai dari perubahan strategi perusahaan, perubahan proses dan sistem bisnis, perubahan manajemen dan kebijakan organisasi, hingga dibutuhkan perubahan dalam kompetensi dan perilaku dari anggota organsasi.

Konsultan dapat membantu Anda untuk menganalisa arah perubahan, memberikan data yang lebih objektif, serta membantu mendampingi dalam proses implementasi dari perubahan yang diharapkan.

Tentu, salah satu kendala yang dihadapi oleh perusahaan ketika menggunakan jasa konsultan adalah anggaran biaya. Ya, jasa konsultan memang dirasa mahal bagi perusahaan atau organisasi yang tidak terlalu besar. Oleh karena itu, perusahaan perlu memilih mitra konsultan yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan budget yang ada.

Sama seperti perusahaan lainnya, Konsultan Manajemen pun bervariasi dari yang bertaraf global, seperti MBB atau Big 4 yang sudah kita bahas sebelumnya. Ada yang bertaraf nasional, artinya konsultan dalam negeri yang sudah dikenal luas dan digunakan oleh klien-klien top. Dan ada juga konsultan lokal yaitu perusahaan kecil atau bahkan konsultan perorangan / individual.

Harga yang diberikan oleh konsultan umumnya didasarkan pada taraf tersebut. Taraf global tentu yang paling mahal, berkisar diatas 1 Milyar per project konsultasi. Taraf nasional yang dibawah itu, berkisar diantara 200 juta-1 Milyar per project konsultasi, perusahaan kecil yang cukup terjangkau dengan tarif bisa dibawah 200 juta per project konsultasi, dan tarif terkecil diberikan oleh konsultan perorangan bahkan mungkin hanya dengan belasan hingga puluhan juta rupiah saja.

Berita baiknya adalah, harga tidak menjamin kualitas! Artinya nilai jasa konsultasi 1 Milyar bukan berarti kualitasnya 10x lipat lebih baik dibandingkan dengan jasa yang nilainya 100 juta rupiah! Itu adalah harga dari sebuah brand atau prestise. Ibarat Anda mengeluarkan 50 ribu rupiah untuk membeli kopi di starbucks bukan berarti kopinya 3x lipat lebih enak dari kopi yang Anda beli dengan harga 15 ribu di coffee shop lokal.

Disinilah perusahaan perlu berpikir lebih cermat. Karena sebetulnya biaya yang Anda keluarkan untuk menggunakan jasa konsultan adalah sebuah investasi. Definisi dari investasi adalah Anda keluar uang di depan, namun memberikan imbal hasil yang lebih besar lagi dibelakang. Sehingga, berapapun uang yang Anda keluarkan untuk jasa konsultasi menjadi tidak besar jika hal itu terbukti mampu meningkatkan revenue atau menurunkan cost Anda berkali lipat.

Perusahaan juga dapat melakukan mix, misalnya untuk proyek berskala besar dapat menggunakan konsultan nasional atau global, tapi untuk proyek berskala unit yang lebih kecil bisa memilih konsultan kecil atau bahkan individu.

 

# Bagaimana Memilih Jasa Konsultan Manajemen yang tepat?

Berikut adalah beberapa tips untuk memilih mitra konsultan yang tepat.

A.   Kenali track record nya

Yang paling perlu kita cermati dari konsultan adalah apakah ia pernah melaksanakan project yang serupa di masa lalu. Dan siapa saja yang pernah menggunakan jasanya. Ini merupakan langkah awal yang bisa Anda lakukan untuk memilih konsultan yang tepat.

B.   Metodologi

Berikutnya Anda dapat mempelajari bagaimana metodologi atau pendekatan konsultan dalam melakukan suatu pekerjaan. Anda dapat menanyakan bagaimana pengalaman yang dimiliki oleh konsultan dalam mengatasi permasalahan yang Anda alami, dan bagaimana hasilnya.

Masing-masing konsultan biasanya memiliki pendekatan yang berbeda. Namun urutan aktivitas yang umum adalah:

 

proses konsultan manajemen

 

1.    Memahami permasalahan klien

Ini adalah kontak awal antara klien dengan konsultan. Ada klien yang sudah punya kebutuhan tentang suatu program spesifik untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, tapi ada juga klien yang belum punya kebutuhan spesifik.

Adalah tugas konsultan untuk menggali apa permasalahannya dengan memberikan serangkaian pertanyaan misalnya, apa penyebab permasalahan tersebut, apa dampak permasalahan tersebut, siapa saja yang terlibat dalam permasalahan tersebut, apa solusi yang pernah dilakukan sebelumnya, dan seterusnya.

Tahap ini yang akan menentukan seluruh tahap sisanya. Keberhasilan dan kegagalan suatu project bisa jadi diawali dari tahap ini. Dan ini bisa Anda jadikan patokan mana konsultan yang kompeten dengan mana yang tidak. Konsultan yang tidak kompeten justru akan langsung menawarkan kepada Anda jasa yang ia miliki tanpa berusaha memahami kebutuhan Anda.

2.    Menawarkan proposal untuk mengatasi permasalahan klien

Setelah konsultan menggali kebutuhan awal, maka selanjutnya konsultan akan memberikan proposal kepada Anda. Disini Anda perlu cermat untuk memperkirakan apakah solusi yang ditawarkan tepat, siapa konsultannya, bagaimana pendekatannya, bagaimana timelinenya dan berapa harganya.

3.    Negosiasi dan penyusunan kontrak

Setelah Anda menerima proposal, jika dirasa cocok Anda bisa langsung penyusunan kontrak. Namun jika belum, bisa dilakukan negosiasi dulu agar kontrak dapat menguntungkan untuk kedua belah pihak.

4.    Menggali data

Setelah tanda tangan kontrak, maka hal yang perlu dilakukan oleh konsultan adalah menggali data masa lalu yang terkait dengan permasalahan yang Anda alami. Beberapa metode penggalian data diantaranya:

    • Analisis dokumen
    • Wawancara
    • FGD
    • Kuesioner
    • Observasi
    • Data sekunder

5.    Analisa data

Setelah konsultan mendapatkan data yang cukup, maka berikutnya konsultan perlu menganalisis apa akar permasalahannya. Beberapa metode yang sering digunakan adalah:

    • Fish bone
    • Problem tree
    • 5 Why analysis
    • FMEA
    • Decision matrix analysis
    • Dan masih banyak lagi, tergantung dari permasalahan yang dihadapi

6.    Design dan rekomendasi solusi

Berdasarkan analisa permasalahan tersebut, konsultan kemudian menyusun desain intervensi untuk menyelesaikan akar permasalahan yang ada. Intervensi disini bisa berupa:

    • Perubahan Kebijakan
    • Perubahan Proses Bisnis / SOP
    • Pelatihan & Pengembangan
    • Dst, tergantung dari hasil analisa

7.    Implementasi intervensi

Berikutnya adalah pelaksanan dari intervensi yang sudah di desain sebelumnya. Pada tahap ini seharusnya konsultan sudah memiliki timeline dan KPI yang jelas.

8.    Evaluasi

Selama intervensi, pastikan konsultan terus melakukan evaluasi mengenai apa yang berhasil dan apa yang kurang berhasil, serta apa perbaikan yang harus dilakukan.

Tentu tidak semua project konsultasi seperti ini, ada yang mungkin hanya sampai poin 6, yaitu desain dan rekomendasi solusi. Artinya klien lah yang harus melaksanakan poin ke 7 (implementasi) dan 8 (evaluasi). Namun sebaliknya, ada juga klien yang hanya meminta poin ke 7 dan 8 saja karena poin 4 (menggali data), 5 (analisa data) dan 6 (desain solusi) sudah dikerjakan sendiri oleh klien.

Apapun itu ke-8 tahap ini harus tetap dilakukan dengan baik. Tahap yang wajib dilakukan oleh konsultan adalah tahap 1- 3. Apabila klien telah melakukan tahap 4-5-6 maka tinggal divalidasi oleh konsultan. Jika klien belum melakukan tahap 4-5-6 sebaiknya dilakukan sekalian oleh konsultan.

Tahap paling krusial dan paling sering terlewat adalah tahap ke 8, yaitu evaluasi implementasi. Padahal tahap inilah yang menentukan apakah pekerjaan konsultan memberikan dampak atau tidak.

C.   Pastikan kecocokan gaya kerja nya dengan user

Salah satu hal penting lainnya adalah kecocokan gaya konsultan dengan user atau PIC dari perusahaan. Karena seringkali hambatan project konsultasi disebabkan bukan oleh metodologi melainkan oleh ketidak cocokan gaya kerja dan komunikasi. Perlu digaris bawahi bahwa user dan konsultan adalah mitra yang sejajar. Sehingga keberhasilan suatu project sangat tergantung dari keberhasilan kerjasama user dengan konsultan.

D.   Investasi vs Hasil

Banyak perusahaan yang terpaku pada anggaran yang tersedia ketika ingin menggunakan jasa konsultan. Hal ini sebetulnya perlu dicermati lagi, berapakah nilai ekonomi apabila masalah yang dirasakan berhasil diselesaikan dengan menggunakan jasa konsultan.

Jangan sampai karena terkendala budget, Anda memilih konsultan yang tidak berpengalaman. Nilai investasi yang meskipun kecil akan menjadi sia-sia kalau projectnya tidak berhasil. Atau sebaliknya, jangan sampai Anda mengeluarkan biaya yang terlalu besar karena Anda sekedar memilih konsultan yang sudah ternama.

Sebelum Anda memilih suatu konsultan, sebaiknya Anda menghitung dulu berapa nilai ekonomi yang diharapkan dari suatu project konsultasi, lalu memilih konsultan yang dirasa mampu mencapai target namun memberikan harga dibawah harga ekonomi yang sudah ditetapkan. Artinya hasil masih lebih besar dari biaya.

 

# Kesimpulan

Menggunakan jasa konsultan manajemen dapat menjadi solusi praktis dan efektif bagi Anda. Tentunya dengan mengetahui beberapa insight yang telah kami uraikan bagi Anda seperti di atas.

Dengan mengetahui latar belakang industri, mengenal lebih dekat peran konsultan, memahami proses kerja dan jenis metode yang digunakan, mencari pola kemitraan yang sesuai dengan gaya kerja dan faktor-faktor strategik lainnya, maka Anda dapat memilih jasa konsultan manajemen yang tepat bagi Anda. Sehingga investasi yang Anda keluarkan pun dapat memberikan dampak yang lebih nyata.

Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut tentang bagaimana Konsultan Manajemen dapat membantu Anda, hubungi kami sekarang juga untuk mendapatkan konsultasi secara gratis.

Salam Performa!!

 

Artikel Terkait
5 Kesalahan Fatal Dalam Melakukan Training Need Analysis

Pada artikel sebelumnya kita telah membahas 5 Alasan Mengapa Training di Perusahaan Anda Tidak Membawa Perubahan Read more

Panduan Pelaksanaan Addie Agar Training Karyawan Efektif

Proses itu tidak akan berbohong, proses yang baik, akan menghasilkan output yang baik, proses yang buruk akan Read more

6 Langkah Membangun Budaya Perusahaan Yang Baik

Budaya perusahaan dapat menunjukkan identitas sebuah perusahaan. Nilai-nilai yang dianut dan dijalankan di lingkungan kerja Read more

Mari Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan Anda!

Pada artikel sebelumnya, kita sudah bicara 3 langkah untuk menerapkan SOP, yaitu : Evaluasi & Read more

© 1993-2022 Performa Indonesia

Log in with your credentials

Forgot your details?