Begini 3 Langkah Terapkan SOP Di Perusahaan

SOP Perusahaan

Tulisan ini dibuat berdasarkan sumbangan ide dari Bapak Joe Marthin Silitonga. Pak Joe menyampaikan bahwa banyak karyawan / mitra yang bekerja tidak sesuai dengan SOP dan PP namun sah saja karena sudah menjadi suatu kebiasaan. Lalu bagaimana caranya mengubah kebiasaan tersebut?

Saya langsung terbayang suatu situasi dimana semua orang bekerja dengan kecepatan yang tinggi dan tidak sempat memikirkan bagaimana mengerjakan pekerjaan dengan prosedur yang benar. Jangankan mereka, lha saya sebagai HR juga sibuk kok! Akhirnya segala macam kegalauan ini hanya terbathin dalam hati saja. Tidak pernah terucap, apalagi teraksi untuk diperbaiki. Belum tentu atasan pun support!

Apa yang membuat sebuah implementasi kebijakan berhasil?

Saya lihat, setidaknya ada 3 hal yang wajib ada dalam sebuah kebijakan:

  1. Effective Procedure / SOP yang efektif.
  2. Training / Pelatihan.
  3. Effective Supervisory / Pengawasan yang efektif.

 

Kita bahas satu per satu ya.

  1. Effective SOP

Jika sebuah Standar Operasional Prosedur tidak berjalan dengan baik, pertama kali mungkin kita perlu review dulu SOP yang existing seperti apa. SOP itu buatan manusia, bukan kitab suci, jadi sebetulnya tidak haram juga untuk di evaluasi.

SOP itu biasanya adalah uraian ideal dari sebuah pekerjaan. Namun seringkali, best practice di lapangan agak berbeda dari gambaran yang ideal. Bisa jadi orang yang membuat SOP tidak pernah merasakan langsung terjun di bidang itu. Bisa jadi situasi dan kondisi sudah berubah, jadi SOP nya sudah obsolete. Atau simply orang yang bikin SOP adalah orang yang amat berhati-hati sehingga begitu banyak poin yang harus masuk dalam SOP.

Saya pernah bekerja di perusahaan multinasional. Kultur orang Indonesia itu agak beda dengan kultur orang barat. Disini kita serba maunya cepat, praktis, ringkas. Patuh pada peraturan sepertinya bukan sifat dasar orang Indonesia. Jadi agak sulit kalau SOP ala barat diterapkan mentah-mentah di Indonesia. Perlu ada penyesuaian sedikit.

Yang bisa coba kita lakukan adalah, kita evaluasi lagi SOP yang ada. Lalu poin per poin di telaah. Apakah poin ini memberikan nilai tambah? Atau jangan-jangan hanya nambah-nambahin aja? Apakah sebuah dokumen harus ditanda tangani oleh 3 orang? Ataukah sebenarnya 1 orang cukup?

Diskusikan, “Jika poin ini dibuang, apa kemungkinan buruk yang dapat terjadi?“. Jika jawabannya adalah “ng.. sebenarnya nggak papa juga sih“. Pertimbangkanlah untuk buang poin tersebut. Tapi jika ternyata membuang poin tersebut sangat berisiko, sebaiknya dipertahankan.

Yang tidak bisa di ganggu gugat adalah risiko terkait K3, Hukum, dan Keuangan. Jika bermain-main dengan keselamatan, aparat yang berwajib, maupun jelas-jelas dapat merugikan keuangan, maka sebaiknya jangan main-main. Selain 3 hal diatas, bisa dipertimbangkan untuk di eliminasi. Streamline the process.

Dunia bergerak semakin cepat. Zaman digital tidak memiliki waktu untuk menunggu orang yang lambat. Jangan-jangan Operasional Prosedur dibuat pada zaman analog, dan sudah usang digerus waktu?

2. Training

Kita sebagai HR seringkali berpikir bahwa karyawan sudah tau dan mengerti mengenai SOP yang seharusnya dikerjakan. Lalu mereka dengan sengaja melanggar SOP. Ini adalah pemikiran yang belum tentu benar. Saya pernah punya bos orang Filipina, dia sering sekali ngomel “Orang kita itu punya masalah short attention and retention span.” Intinya dia bilang, kita itu udah susah konsentrasi, susah inget pula!

Jadi yang sebenarnya terjadi, jangan-jangan bukannya orang itu dengan sengaja mengabaikan SOP, melainkan dia lupa, atau malah gak tau sama sekali. Dan apa yang dia lakukan? Ya liat kebiasaan rekan kerja yang lain seperti apa bukan? Satu orang niru, dua orang niru, lama-lama jadi habit, jadi budaya.

Jika memang SOP nya sudah efektif dan tidak bisa lebih disederhanakan lagi, namun begitu banyak orang tidak bekerja sesuai SOP, maka perlu diadakan re-training. Di Duage Management kami menggunakan pendekatan Experiential Learning. Yaitu training yang mengedepankan pengalaman. Peserta tidak duduk pasif mendengarkan instruksi dari trainer, melainkan diajak untuk melakukan berbagai aktivitas.

Salah satu yang bisa dilakukan dalam training adalah, pertama-tama peserta diminta untuk melakukan suatu pekerjaan yang rutin mereka kerjakan. Lalu kemudian mereka dipaparkan SOP yang seharusnya seperti apa. Berikutnya mereka merefleksikan dan berdiskusi mengenai apa yang mereka pikir dan rasa dengan perbedaan tersebut. Lalu mereka dipandu untuk menentukan sendiri apa yang akan mereka lakukan dalam pekerjaan setelah mengikuti training.

Manusia itu tidak senang diatur-atur. Mereka maunya ya ngatur-ngatur sendiri. Dengan experiential learning atau facilitative training, kita berperan sebagai pemandu, bukan memerintah mereka untuk mengikuti Operasional Prosedur. Pendekatan ini terbukti lebih berhasil merubah perilaku karyawan. Orang yang berubah karena kemauan sendiri akan lebih efektif dibanding dipaksa oleh perusahaan.

 

3. Effective Supervisory / Pengawasan Efektif.

Tidak bisa tidak, sebuah implementasi SOP akan berjalan dengan baik kalau diawasi dengan baik oleh atasan. Kualitas kepemimpinan menjadi sangat penting disini. Boleh dibilang, jika poin ini gagal, maka kedua poin sebelumnya akan dapat menjadi sia-sia.

Tidak bisa dipungkiri bahwa dalam perusahaan jaman dinosaurus, memilih pemimpin seringkali didasarkan pada senioritas, atau kompetensi teknis. Di pikir nya, orang yang paling jago jadi sales lah yang paling cocok jadi sales manager. Padahal ini belum tentu tepat. Model pemimpin yang begini, begitu sudah jadi manager, maka dia akan fokus mengerjakan pekerjaan teknis yang menjadi keahlian dia, tidak melakukan fungsi lain yaitu managing people.

Di Google, manager tidak hanya fokus pada tugas teknis. Justru disana tugas manager adalah fully support their team. Tugas manager adalah menyingkirkan rintangan yang menghalangi timnya untuk perform. Mereka mendampingi timnya, memberikan feedback jika ada kesalahan, melakukan mentoring dan coaching. Tugas manager memastikan tim nya happy dan grow, lalu membiarkan mereka berkarya.

Leaders ini perlu diberikan treatment dan training khusus. Jadi training SOP & effective supervisory. KPI dan SOP juga mesti dicek lagi secara khusus. Karena pada akhirnya, keberhasilan implementasi tergantung dari peran para pemimpin-pemimpin di lapangan. Perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang bisa jadi pabrik leader, terus menghasilkan pemimpin yang hebat. Maka perusahaan ini akan sustain.

Pemimpin yang bisa menjadi coach akan dapat memastikan anggota timnya bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku, sekaligus memacu mereka tetap bergerak cepat mencapai target.

Jadi kita coba simpul kan sekali lagi apa yang mungkin bisa kita lakukan untuk mengubah kebiasaan karyawan agar sesuai dengan Standar Operasional Prosedur :

  1. Sederhanakan SOP.
  2. Berikan pelatihan (ulang) tentang SOP.
  3. Evaluasi dan tingkatkan kualitas para pimpinan.

Kurang lebih itu yang bisa saya sampaikan.

Jika perusahaan anda membutuhkan bimbingan profesional dalam menyusun, memformulasikan, dan menganalisis standar operasional prosedur (SOP), silahkan kontak kami melalui email, whatsapp, atau akun-akun sosial media kami untuk mengetahui lebih detailnya. Andapun dapat menjelaskan permasalahan bisnis yang perusahaan anda sedang hadapi dan kami akan membantu menentukan produk kami yang cocok sebagai solusinya.

Artikel Terkait
Cara Menerapkan SOP Dengan Experiental Learning

Saya memiliki lebih dari 8 tahun pengalaman di dunia training profesional. Bahkan mungkin hampir 15 Read more

Kepemimpinan Yang Efektif Untuk Menerapkan Sop

Kembali ke soal SOP, kita sudah ngobrol banyak soal 3 langkah menerapkan SOP. Dimulai dari Evaluasi SOP, Read more

Mari Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan Anda!

Pada artikel sebelumnya, kita sudah bicara 3 langkah untuk menerapkan SOP, yaitu : Evaluasi & Read more

0 Comments

Leave a reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*

© 1993-2022 Performa Indonesia

Log in with your credentials

Forgot your details?