Mari Evaluasi Standar Operasional Prosedur (Sop) Perusahaan Anda!

Mari Evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan Anda!

Pada artikel sebelumnya, kita sudah bicara 3 langkah untuk menerapkan SOP, yaitu :

  1. Evaluasi & Sederhanakan SOP
  2. Training SOP
  3. Memaksimalkan Peran Para Pemimpin

Hari ini mari kita coba ulas lebih dalam langkah 1, yaitu evaluasi & sederhanakan SOP.

---

Pada tahun 2006 kebawah, kita semua ingat bahwa saat itu belum ada smart phone. Bentuk komunikasi kita hanya telpon dan SMS. Dan saat itu biaya untuk telpon cukup mahal sehingga kita biasa melakukan hal yang disebut dengan "telpon 3 detik", yaitu menelpon teman dengan pesan yang amat singkat (dibawah 3 detik), misalnya "bales sms gw ya". Lalu telpon langsung ditutup.

President Direktur XL Axiata saat itu, Hasnul Suhaimi, sedang melakukan proses transformasi bisnis di tubuh perusahaan telekomunikasi tersebut. Melihat fakta bahwa masyarakat jarang menggunakan panggilan telpon, ia kemudian mengutus tim untuk benchmarking dengan negara lain. Di temukan lah sebuah negara yang bernama India.

Di India ternyata dapat diambil rata-rata panggilan telpon per orang sebanyak 500 menit per bulan, atau sekitar 15 menit an per hari. Sedangkan di Indonesia mungkin 1/10 dari volume tersebut. Apa bedanya?

Ternyata di India biaya telpon itu murah, hanya sekitar 150 rupiah / menit. Sedangkan di Indonesia saat itu sekitar 10x lipat nya. So, untuk meningkatkan volume panggilan telpon, Hasnul mengambil langkah untuk menurunkan biaya telpon hingga 100 rupiah / menit. Yang jadi masalah adalah, biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan telekomunikasi di Indonesia saat itu adalah 900 rupiah / menit. Bagaimana caranya menjual dengan harga 100 padahal modalnya adalah 900?!

 

Ia bentuk tim khusus untuk memecahkan masalah ini. Setelah 7 minggu bekerja, akhirnya mereka muncul dengan ide iklan telpon 1 rupiah / detik. Dengan foto wanita menarik sebagai eye stopper. Lalu bagaimana tarif 1 rupiah / detik ini menyelesaikan masalah? Ternyata 1 rupiah / detik itu didapat setelah pelanggan melakukan panggilan telpon dengan tarif normal selama 2 menit. Sedangkan statistik sebelumnya adalah rata-rata pelanggan di Indonesia hanya 1 menit perhari bicara di telpon. Traffic naik 2x lipat secara instan!

Begitu di implementasi, strategi ini sukses besar. Pendapatan XL naik hingga 2x lipat dalam 2 tahun. Namun sayang dengan beban usaha yang tinggi, keuntungan XL justru termehek-mehek hingga akhirnya XL rugi.

Menghadapi hal tersebut, Hasnul langsung melakukan langkah cost cutting di seluruh tubuh XL. Biaya perjalanan dinas di pangkas dan diganti dengan video conference, biaya lembur di pangkas dengan melarang karyawan lembur, biaya pembangunan tower BTS di pangkas dengan memotong kaki tower dari 4 menjadi 3 serta tidak perlu di cat.

Salah satu langkah untuk merampingkan operasional XL saat itu adalah evaluasi SOP. Seluruh SOP di bedah dan analisa. Setiap langkah kemudian dipertanyakan, apakah ini memberikan nilai tambah, atau hanya nambah-nambahin aja. Sebuah proses yang tadinya memakan 20 langkah, akhirnya di pangkas hingga hanya 7 langkah saja.

Hasilnya? XL berubah dari kucing gemuk yang malas menjadi kucing langsing yang lincah bagai Cheetah. Posisi keuangan yang tadinya rugi 15 Milyar menjadi untung hampir 3 Trilyun! Kecepatan membangun Tower BTS dari 900 tower per tahun menjadi 900 tower per bulan. Semua karena hasil strategic vision dan streamline the process, dipandu oleh strong leadership.

Tidak hanya itu, strategi ini diikuti oleh seluruh operator telekomunikasi dan akhirnya kita semua bisa menikmati tarif telpon murah hingga saat ini.

---

Untuk bertahan di era yang serba VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambigu) ini, perusahaan harus bisa menjadi FAST (Flexible, Agile, Simple/Streamline, Transparent). Sudah tidak jaman lagi perusahaan menggunakan gaya manajemen lama yang serba tertutup dan terlalu top down. Perusahaan perlu membangun gaya manajemen baru yang mengajak keterlibatan seluruh pihak untuk berkontribusi (Total Quality Management).

SOP mungkin hanya sebuah bagian kecil dari mesin perusahaan. Namun bagian kecil inilah yang mengatur kecepatan dan flexibilitas dari jalannya mesin. Sehingga agar perusahaan dapat menjadi Agile, maka salah satunya SOP harus dievaluasi dan disederhanakan.

Caranya?

  1. Observe para High Performers di perusahaan Anda. Entah itu di sales, engineering, finance, operations, apapun itu, pelajari apa beda yang dilakukan individu dengan performa tinggi jika dibandingkan dengan sisa individu lainnya?
  2. Bandingkan dengan SOP yang ada. Apakah si high performers ini bekerja sesuai SOP, atau malah tidak? Jika tidak sesuai SOP, maka SOP nya yang perlu di bedah. Jangan-jangan SOPnya yang tidak efektif. Tidak streamline. Cari aman.
  3. Pangkas atau rubah hal-hal yang tidak essentials. Yang tidak berpotensi bermasalah dengan Higher Level of Policy maupun K3, Hukum, dan Akuntansi. Buat jadi sederhana sekali sehingga mudah dipahami dan dilakukan oleh setiap orang.

Definisi dari pelanggaran / incompliance adalah jika karyawan bekerja tidak sesuai peraturan. Namun jika susah mengubah perilaku karyawannya, maka rubahlah peraturannya. Sehingga tidak ada pelanggaran deh :D

Namun bukan berarti sembarangan juga. Harus tetap sesuai dengan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan dan hukum. Yang ingin saya sampaikan hanyalah streamline the process agar perusahaan bisa menjadi FAST (Flexible, Agile, Simple/Streamline, Transparent).

Sudah siapkah perusahaan Anda untuk Diet SOP?

Jika perusahaan anda membutuhkan bimbingan profesional dalam menyusun, memformulasikan, dan menganalisis standar operasional prosedur (SOP), silahkan kontak kami melalui email, whatsapp, atau akun-akun sosial media kami untuk mengetahui lebih detailnya. Andapun dapat menjelaskan permasalahan bisnis yang perusahaan anda sedang hadapi dan kami akan membantu menentukan produk kami yang cocok sebagai solusinya.

Subscribe And Follow Us

Be part of the story and follow us on Instagram via @performaconsulting and subscribe to the newsletter for news and updates about our insights